Acerca de las apostillas y las legalizaciones
La Secretaría de Estado de Montana puede expedir certificaciones estatales para documentos que lleven la firma de un notario público de Montana u otro funcionario notarial autorizado y que vayan a enviarse a un país extranjero o a utilizarse en él. De conformidad con el artículo 1-5-608, una apostilla establece de manera concluyente que la firma del funcionario notarial —ya sea un notario público, un secretario del Tribunal de Distrito, un secretario y registrador o un administrador de registros civiles— es auténtica y que dicho funcionario ocupa el cargo indicado. Ninguna certificación expedida por la Oficina del Secretario de Estado verifica la exactitud o fiabilidad del contenido del registro.
- Montana utiliza un «certificado universal» que puede servir tanto comoapostilla, para los países miembros del Convenio de La Haya, como deautenticación, para los países no miembros. Los documentos que se envíen a países que no sean miembros del Convenio de La Haya requerirán una certificación adicional por parte del Departamento de Estado de EE. UU., la embajada del país o ambos.
- Se debe recordar a los notarios que deben cumplimentar los certificados notariales que establezca la ley para todos los documentos que certifiquen. Si el notario tiene alguna duda, debe consultar el Manual del Notario Público de Montana o ponerse en contacto con nuestra oficina para obtener más información.
- Nuestra oficina recomienda que las copias certificadas de los documentos oficiales se hayan expedido en los últimos cinco años. Si dispone de un certificado de nacimiento, defunción, matrimonio o un documento judicial expedido hace más de cinco años, le recomendamos que solicite una nueva copia certificada a la oficina estatal o del condado correspondiente.
- Nuestra oficina no puede certificar documentos expedidos por ningún otro estado ni por tribunales o organismos del Gobierno federal de los Estados Unidos.
- El Departamento de Estado de los Estados Unidos nos ha informado de que, en su calidad de territorio de los Estados Unidos, Puerto Rico debe reconocer la plena validez y eficacia de los documentos públicos expedidos por los estados, tal y como se establece en la Norma Federal de Prueba 902.
La tarifa por una apostilla o autenticación es de 10 dólares por documento o certificación notarial, independientemente del número de páginas. Si un documento contiene varias firmas y ha sido certificado por diferentes notarios, es posible que se cobre la tarifa por cada certificación notarial. Si no está seguro del importe, póngase en contacto con nuestra oficina para confirmar la tarifa correcta antes de enviar el pedido.
El proceso
Servicio de verificación previa
- Documentos certificados ante notario: Para evitar retrasos y el rechazo de documentos, la División de Notarías y Certificaciones de la Secretaría de Estado de Montana verificará previamente los documentos notariados que requieran certificación antes de su presentación. Escanee los documentos que desee certificar y envíelos por correo electrónico a[email protected]para que se le preste este servicio sin coste adicional.
- Registros públicos:Las copias certificadas de registros públicos de Montana (actas de nacimiento, defunción, matrimonio o registros judiciales) obtenidas recientemente no suelen requerir una verificación previa.Por motivos de seguridad, estos registros no deben enviarse por Internet. En su lugar, utilice elSistema de Transferencia de Archivosdel estadode Montanay avísenos por teléfono cuando lo haya hecho.
Envío de la solicitud de pedido/pago
- Opción 1: Puede enviar su solicitud y realizar el pago de las apostillas o autenticaciones en línea a través delportal webde la Secretaría de Estado. El pago puede efectuarse contarjeta de crédito o débitoal enviar la solicitud en línea. Si paga en línea, puede enviar los documentos por correo o entregarlos en persona.
- Opción 2:Puede enviar unformulario de solicitud de certificaciónimpreso junto con el pago mediantecheque o giro postalsi envía los documentos por correo o los entrega en persona.No aceptamos pagos en efectivo.
Presentación de los documentos
- Debe enviar eldocumento original, ante notario o certificado. Nota: Dado que una copia impresa de un documento firmado electrónicamente y ante notario (IPEN, RON) se considera un original a efectos de certificación, dichos documentos pueden presentarse por vía electrónica.
- Los pagos correspondientes a una apostilla o autenticación que se realicen a través del portal en línea, mediante cheque o giro postal, así como los documentos presentados sin el pago correspondiente, se mantendrán en trámite durante un máximo de 90 días a partir de la fecha de recepción.
Servicio por correo
Le recomendamos encarecidamente que considere la posibilidad de utilizar un servicio urgente (con seguimiento) cuando nos envíe documentos originales.
Los documentos originales certificados o autenticados pueden enviarse por correo postal a:
División de Notarías y Certificaciones
Oficina del Secretario de Estado de Montana
Apartado de correos 202801
Helena, MT 59620-2801
Los envíos de FedEx y UPS deben dirigirse a:
División de Notarías y Certificaciones
Oficina del Secretario de Estado de Montana
1301 E. 6th Ave
Helena, MT 59601
- Proporcione un sobre de devolución con la dirección y el franqueo ya pagados, o una etiqueta de envío prepagada. Le recomendamos de nuevo que utilice un servicio de correo urgente que ofrezca la posibilidad de realizar un seguimiento del envío. Las solicitudes que no incluyan un sobre de devolución o una etiqueta de envío se enviarán por correo ordinario a la dirección indicada en el formulario de solicitud. No nos hacemos responsables de los documentos que se pierdan en el correo.
- El plazo de tramitación habitual es de 3 a 5 días laborables a partir de la recepción por parte de la División de Notaría y Certificaciones. Si, por cualquier motivo, no fuera posible certificar los documentos, se devolverán para su corrección utilizando el sobre facilitado.
Servicio de recogida
Los documentos que hayan sido revisados previamente pueden entregarse en la oficina del Secretario de Estado:
Oficina del Secretario de Estado
Despacho 260
Edificio del Capitolio del Estado de Montana
Helena, MT
Nos pondremos en contacto contigo por teléfono o correo electrónico, normalmente en un plazo de dos días laborables, cuando tus documentos estén listos para su recogida. Si lo prefieres, puedes dejarnos un sobre de devolución con la dirección y el franqueo ya pagados o una etiqueta de envío prepagada, y te enviaremos los documentos por correo.
Citas
Las citas para el servicio sin cita previa y en el mismo díadeben concertarse con antelación. El personal de la Secretaría de Estado ofrece un servicio de certificación notarial para los documentos que no hayan sido certificados. La certificación notarial es gratuita.
No concertaremos una cita hasta que se hayan revisado previamente los documentos. Por favor, llame al 406-444-1877 para concertar una cita.
Preguntas frecuentes
¿Por qué rechaza el país receptor los documentos?
Según la experiencia de la Secretaría de Estado, hay algunos errores habituales que provocan que se devuelvan los documentos. Le rogamos que tenga en cuenta lo siguiente:
- Los documentos públicos, como las partidas de nacimiento, defunción y matrimonio, solo pueden ser certificados por una persona que trabaje en la oficina donde se conserva el original o la copia oficial. Debe obtener una copia certificada de esos documentos en la Oficina del Secretario y Registrador del condado correspondiente, en la Secretaría del Tribunal de Distrito o en el Departamento de Registros Civiles de Montana. Los registros públicos certificados que se expidieron hace más de cinco años suelen ser rechazados por el país receptor, ya que son difíciles de autenticar.
- Las copias de documentos privados que no hayan sido certificadas ante notario de forma adecuada —como pasaportes, permisos de conducir y títulos académicos— suelen ser rechazadas por el país de destino. En las páginas 19 a 21 del Manual del Notario Público de Montanase ofrece información detallada sobre cómo certificar copias de dichos documentos.
¿Cómo puedo saber si un documento está debidamente certificado ante notario?
Un documento debidamente certificado ante notario incluirá cuatro elementos en el acta notarial:el lugar—el estado y el condado donde se realizó la certificación—; ladeclaración de datos —unafrase que contiene la fecha de la certificación, el tipo de acto notarial y una referencia al firmante o al tipo de documento (dependiendo del tipo de certificación)—;la firma oficial del notario; y elsello oficial del notario. Existen numerosas variaciones en cuanto a la redacción y el formato aceptables para los certificados notariales, pero si su documento contiene únicamente la firma y el sello del notario, será rechazado automáticamente y devuelto para su corrección. Nuestra oficina revisará previamente su documento notarial antes de que lo presente para asegurarnos de que ha sido debidamente notariado.
En nuestra página web hemos publicado variasplantillas de certificados notariales de Montanapara todos los actos notariales autorizados. Puede descargar copias de los certificados correspondientes para presentarlas al notario junto con su documento.
Estaremos encantados de atender cualquier duda que tenga antes de certificar sus documentos ante notario, para garantizar que se certifiquen correctamente.
¿Cómo puedo saber si un documento está debidamente certificado ante notario?
Un documento debidamente certificado ante notario incluirá cuatro elementos en la escritura notarial: El lugar – el estado y el condado en los que se realizó la certificación notarial; el Exposición de los hechos – una frase que incluya la fecha de la certificación notarial, el tipo de acto notarial y una referencia al firmante o al tipo de documento (dependiendo del tipo de certificación notarial); la firma oficial del notario; y el sello oficial del notario. Existen numerosas variantes en cuanto a la redacción y el formato aceptables para los certificados notariales, pero si su documento solo contiene la firma y el sello del notario, será rechazado automáticamente y devuelto para su corrección. Nuestra oficina revisará previamente su documento notarial antes de que lo presente para asegurarnos de que haya sido debidamente certificado. Hemos publicado varios plantillas para certificados notariales de Montana para todos los actos notariales autorizados que figuran en nuestra página web. Puede descargar copias de los certificados correspondientes para presentarlos al notario junto con su documento. Estaremos encantados de ayudarle con cualquier duda que tenga antes de certificar sus documentos ante notario, con el fin de garantizar que estos se certifiquen correctamente.¿Pueden certificar documentos de un tribunal federal o de organismos federales?
No. Los documentos certificados por organismos federales deben ser legalizados por el Departamento de Estado de los Estados Unidos. Los documentos de los tribunales federales deben ser legalizados por el tribunal federal en el que se hayan expedido.¿Cómo puedo obtener copias certificadas de mis documentos comerciales con apostilla o autenticadas?
Puede obtener copias certificadas de los documentos que haya presentado ante la División de Servicios Empresariales de la Secretaría de Estado de Montana iniciando sesión en el portal SOS Enterprise Filing Portal y buscando «My Business Records». En ese momento, también podrá realizar el pago de la apostilla. Una vez descargados los documentos, envíelos por correo electrónico a [email protected] solicitando una apostilla o autenticación. Los imprimiremos y haremos que el adjunto de Servicios Empresariales los firme a efectos de certificación.
¿Pueden certificar un documento redactado en un idioma extranjero?
Si la certificación notarial se ha realizado en inglés (tal y como exige la legislación de Montana), no importa en qué idioma esté redactado el documento en sí: podemos proporcionar la apostilla o la autenticación. La apostilla o la autenticación no certifican el contenido del documento, sino que únicamente dan fe de la autenticidad del notario público y del acto notarial. (El notario o la certificación notarial dan fe de la autenticidad del documento en sí.)
¿Podrían traducir mi documento y ponerle la apostilla?
Nuestra oficina no ofrece servicios de traducción. Si necesita traducir su documento, compruebe si la traducción también debe llevar la apostilla o si puede adjuntarse a los documentos.¿Puedo despegar la apostilla y enviar por correo electrónico una copia de esta y del documento al país solicitante?
No. Si se retira la apostilla del documento original, por cualquier motivo, este quedará invalidado y el documento será rechazado. Si necesita hacer una copia de un documento apostillado, puede doblar con cuidado la apostilla por el lado grapado para fotografiar o fotocopiar el documento original.¿Tienes que devolverme los documentos certificados o se pueden enviar a otra dirección?
Le rogamos que nos facilite una etiqueta de envío prepagada o un sobre con franqueo pagado dirigido a la dirección a la que desee que se envíe el documento. Le recomendamos encarecidamente que utilice un servicio de correo urgente que ofrezca la posibilidad de realizar un seguimiento del envío. En particular, si envía el documento al extranjero, le sugerimos que utilice la «dirección del remitente» de un amigo o familiar que resida en EE. UU., de modo que, en caso de que el paquete no pueda entregarse, llegue a alguien que usted conozca. No nos hacemos responsables del correo perdido o no entregado.Cómo obtener documentos oficiales de Montana
Coordinación con organismos locales o estatales
Al solicitar el documento a la entidad correspondiente y, además, solicitar la apostilla o la autenticación a la Secretaría de Estado, es su responsabilidad asegurarse de que todas las entidades implicadas estén al corriente de su solicitud, ya que estos trámites siempre requieren un tratamiento especial. Los trámites que implican múltiples documentos procedentes de diversas fuentes exigen una coordinación minuciosa de principio a fin, sobre todo porque estas gestiones suelen ser urgentes.
El pago de la apostilla o la autenticación debe realizarse directamente en la oficina del Secretario de Estado, independientemente del origen de los documentos. Los pagos correspondientes a documentos expedidos por otros organismos no incluyen la tasa de la apostilla o la autenticación.
Certificados de nacimiento y defunción
Oficina del Registro Civil – Certificados de nacimiento, certificados de defunción, certificados de soltería:
La Oficina de Registros Civiles de Montanaexpide copias certificadas de certificados de nacimiento o de defunción emitidos originalmente en cualquier condado del estado. Los pedidos pueden realizarse en línea a través de un servicio externo, Vital Check, o por correo. Al solicitar un certificado de nacimiento o defunción que deba ser apostillado o autenticado, es imprescindible que indique claramente si necesita un certificado completo o resumido, y que informe de que el documento debe remitirse a la Oficina del Secretario de Estado. El servicio en línea ofrece el envío opcional a través de UPS a un precio muy razonable; si decide utilizar este servicio, utilice la dirección a la que desea que se envíe el documento una vez que haya sido apostillado/autenticado; utilice su dirección como «remitente».
También se pueden expedir certificados de soltería. La Oficina del Registro Civil puede consultar la base de datos para localizar registros de matrimonios y divorcios celebrados en Montana durante un periodo de tiempo concreto. Presente la«Solicitud de consulta de los índices de matrimonios y divorcios» e indique que el certificado debe enviarse a la Secretaría de Estado para su apostilla o autenticación.
Oficinas del secretario y registrador del condado:certificados de nacimiento, copias certificadas de documentos registrados
El secretario y registrador de cada condado de Montana puede expedir certificados de nacimiento para cualquier persona nacida en Montana.
Certificados de matrimonio/Actas de divorcio
Secretarios judiciales de los juzgados de los condados:
El secretario del Tribunal de Distrito del condado en el que se celebró el matrimonio, se tramitó el divorcio o se llevó a cabo cualquier otro trámite judicial (adopciones, cambios de nombre, etc.) puede expedir copias certificadas de dichos documentos. La información de contacto de los secretarios de los Tribunales de Distrito de cada condado se puede encontrar con una simple búsqueda en Internet.
Verificación de antecedentes
Verificación de antecedentes penales a nivel estatal
La sección de Servicios de Identificación de Antecedentes Penales del Departamento de Justicia de Montana ofrece servicios de toma de huellas dactilares y de verificación de antecedentes a nivel estatal. Por favor, infórmeles de que el documento debe estar certificado ante notario y enviarse a la Secretaría de Estado para su certificación.
Verificación de antecedentes a nivel local:
Las investigaciones sobre actividades delictivas a nivel municipal o comarcal pueden ser llevadas a cabo por el sheriff o la policía local. Las cartas con los resultados deben estar firmadas y certificadas ante notario por el personal designado antes de poder presentarlas para su certificación.
Verificaciones de antecedentes del FBI:
La Secretaría de Estado de Montana no puede certificar los certificados de antecedentes penales del FBI. Visite el sitio web del FBI o la oficina de autenticaciones del Departamento de Estado para obtener información sobre cómo obtener copias apostilladas o autenticadas de un certificado de antecedentes penales del FBI. Tenga en cuenta que el plazo para obtener copias certificadas de un certificado de antecedentes penales del FBI puede ser de varias semanas.
Registros mercantiles de Montana
Para obtener copias certificadas de los documentos de su empresa presentados ante la Secretaría de Estado de Montana, visite el portal de presentación en línea en Servicios empresariales en línea | Secretaría de Estado de Montana (sosmt.gov).
- Inicia sesión en el portal y busca el nombre de tu empresa.
- Haz clic en el nombre de tu empresa.
- Ahora verás un panel «lateral» en la parte derecha de la pantalla.
- Desplázate hacia abajo dentro de ese panel y haz clic en «Ver documentos presentados».
- Haz clic en los enlaces «Descargar» para obtener los registros de la empresa.
Las copias de los registros y documentos comerciales privados (como los estatutos sociales redactados por su abogado) pueden ser certificadas por un notario local o interno y, a continuación, enviárnoslas para su apostilla o autenticación. Puede imprimirse un certificado independiente para la certificación de un documento físicoa partir de las plantillas que se proporcionan en este sitio web. Una vez que hayamos recibido sus documentos notariados y su solicitud de apostilla, se certificará su autenticidad.
Antecedentes de conducción
Expedientes de conductores de Montana:https://dojmt.gov/driving/driving-records/.
Licencias profesionales
Se pueden solicitar copias de las licencias profesionales a la División de Normas Empresariales del Departamento de Trabajo e Industria de Montana – (406) 841-2300.
Certificados y títulos de docencia
Oficina de Instrucción Pública:http://opi.mt.gov/MTLicensingFAQ.
Los titulares de una licencia que necesiten enviar al extranjero una copia con apostilla o certificada de su licencia de enseñanza de Montana vigente deben enviar un correo electrónico a[email protected]solicitando una copia notarial de su licencia e indicando el país para el que la solicitan. Su mensaje debe incluir su nombre completo, su número de licencia si lo tiene, su fecha de nacimiento y los últimos 4 dígitos de su número de la Seguridad Social. Por lo general, en un plazo de 24 a 48 horas, su certificado se enviará a la oficina del Secretario de Estado junto con una copia de su correo electrónico. El departamento de licencias añade la solicitud al expediente del titular para futuras consultas.
Expedientes académicos o títulos universitarios
- Universidad de Montana:https://www.umt.edu/registrar/students/Transcripts
- Universidad Estatal de Montana:http://www.montana.edu/registrar/transcript/
- Montana Tech:https://www.mtech.edu/enrollment/transcripts.html
- MSU-Billings:https://www.msubillings.edu/reg/transcripts.htm